Time Management @ Work

Musuh terbesar dalam karier seorang manusia adalah waktu. Waktu yang telah terlewat dengan sia-sia atau percuma, tidak dapat kembali begitu saja. Tidak dapat dibeli dengan uang. Oleh karena itu, manfaatkan waktu sebaik-baiknya dalam bekerja dan berkarya. Ingatlah pepatah lama, time is money. Untuk itu dalam berkarier perlu adanya manajemen waktu yang baik - dimana produktivitas, efektivitas, dan efisiensi sebagai tolak ukurnya.

Burnout Syndrome pernah mengatakan bahwa kecanduan kerja adalah gejala manajemen waktu yang buruk. Seseorang yang  selalu mengutamakan kesempurnaan versi diri sendiri dalam bekerja umumnya tidak akan pernah sama sekali mau melakukan delegasi. Dia tidak bisa menerima 100% hasil pekerjaan orang lain. Dia tidak percaya orang lain. Dia tidak ingin semua hasil karyanya terkontaminasi tangan orang lain – walau orang itu bawahannya sendiri. Sikap seperti itu salah besar! Memanfaatkan  tenaga orang lain itu perlu. Percaya terhadap orang lain itu perlu.

Bagi mereka yang aktivitas pekerjaan sehari-harinya sangat sibuk, delegasi sebagian pekerjaan pada orang lain itu adalah sebuah keharusan. Namun semua itu tetap ada batasannya. Pekerjaan bersifat rutin, sederhana, teknis, dan tidak membutuhkan  ketrampilan khusus – itulah yang bisa di delegasikan. Sisanya harus Anda selesaikan sendiri – karena di dalamnya mengandung  unsur pengambilan keputusan berdasarkan pola pemikirian strategic berdasarkan knowledge.

Masalah pemborosan waktu juga seringkali terlihat dalam rapat. Gangguan nada dering handphone adalah salah satunya – yang  biasanya dilanjutkan oleh pembicaraan. Mau atau tidak mau, rapat akhirnya harus ditunda sejenak. Dan ironisnya lagi, pembicaraan tersebut umumnya hanya sekedar ngobrol murahan. Bukan obrolan penting. Jika tidak ingin ada gangguan seperti ini, lebih baik buatlah sebuah aturan tegas yang intinya semua handphone harus dimatikan selama rapat berlangsung – seperti saat nonton di bioskop.

Selain itu, dalam rapat juga seringkali ada gangguan berupa hujan interupsi dan debat dari para peserta. Sangat menjengkelkan  dan melelahkan. Dan bila semua itu dibiarkan berlarut-larut, pembicaraan dalam rapat biasanya sudah tidak bisa fokus lagi pada  inti permasalahan. Emosi sudah lebih berperan dari pada logika. Untuk itu perlu ada ketegasan. Ini artinya, perlu adanya perencanaan rapat yang baik sebelumnya – termasuk fokus materi pembahasan dan nama-nama undangan peserta rapat.

Membuat daftar aktivitas pekerjaan (to do lists) adalah sesuatu yang penting untuk dilakukan. Gunanya adalah
untuk mengingatkan semua aktivitas yang akan dikerjakan. Disini Anda akan belajar menghargai waktu dan pentingnya batas waktu  setiap pekerjaan (deadline). Tanpa batasan seperti ini, biasanya seseorang lupa akan semua tanggungjawab pekerjaannya. Lupa akan harus bekerja secara produktif, efektif, dan efisien. Itulah gunanya deadline…

7 Prinsip manajemen waktu yang kreatif menurut DR Jan Yager: selalu aktif (bukan reaktif), tentukan sasaran, tentukan prioritas dalam bertindak, pertahankan fokus, ciptakan tenggat waktu yang realistis, dan lakukan sekarang juga (DO IT NOW):

 

D = Divide (bagi-bagilah tugas).
O = Organize (atur bagaimana melaksanakannya).
I = Ignore (abaikan gangguan).
T = Take (ambil kesempatan).
N = Now (sekarang harus dijalankan).
O = Opportunity (ambil kesempatan).
W = Watch out (waspada dengan waktu).

“Penundaan adalah pencuri waktu” (Edward Young, Night Thoughts). Hambatan utama dalam mengatur waktu adalah ketidak mampuan untuk berkata “tidak”, penundaan, pekerjaan tulis menulis, mengendalikan pengaruh telepon dan televisi, kegagalan dalam menentukan prioritas, waktu pulang pergi dalam melakukan perjalanan, mengeluh, dan alasan. Manfaatkanlah waktu yang “tersembunyi” secara produktif.

“ Waktu adalah sesuatu paling bernilai yang dapat dihabiskan manusia ” (Theophrastus, 278 SM).
By: argo.galih@yahoo.com