Highly Effective Business Performance Management Manifesto In An Uncertainty Age

Di bulan Oktober 2008, Peter Oppenheim - CFO Apple berkomentar "Visibilitas semakin rendah dan forecasting (berbeda dengan meramal dalam persepsi sehari-hari) merupakan tantangan besar", yang sebenarnya mungkin merupakan bahasa halus dari,"Kita sama sekali tidak memiliki ide memadai tentang apa yang akan terjadi esok hari."

Di tahun 2010, CFO UPS - Kurt Kuehn melaporkan," Normalnya kita sangat berobesesi untuk membuat perencanaan yang komprehensif dan akurat, namun dengan kejadian resesi ekonomi 2008 kami memandang perencanaan adalah sebuah upaya membuang-buang waktu."

Apple dan UPS adalah sebagian dari raksaasa manajemen yang tersistem dengan baik yang kita kenal. Mereka memiliki dan telah mengimplementasikan integrated framework yang sangat komprehensif dalam membuat perencanaan maupun forecasting. Namun mereka juga memiliki pengalaman berharga bagaimana mereka berjuang bersama raksasa-raksasa dunia korporasi lainnya dalam menghadapi hantaman badai krisis 2008. Bahkan banyak dari nama besar korporasi berjatuhan seperti, Lehman Brothers, Bear & Stearns, General Motors dan Chryslers adalah sebagian dari mereka yang berjatuhan. 

Mereka yang berguguran sudah tidak asing dengan yang namanya Business Performance Management (BPM framework) yang mumpuni. Bertahun-tahun mereka terus menerus mengembangkan integrated system yang tak kecil memakan biaya dan upaya. Namun dengan terimbasnya mereka dengan krisis 2008 menunjukkan hasil dari upaya mereka selama ini adalah nihil besar.

Harapan besar dengan pengembangan integrated framework adalah adanya agilitas, memberi perbedaan besar dalam pengambilan keputusan dan perencanaan, dan fleksibilitas dalam meningkatkan kinerja bisnis mereka menjadi pupus.

Lalu bagaimana menyikapi kejadian ini? Apakah tidak diperlukan lagi yang namanya perencanaan uang komprehensif dan akurat? Apakah tidak perlu lagi sumber daya besar untuk pengembangan sistem proses bisnis yang terintegrasi? 

Yang perlu dikaji disini adalah bukan pada upaya2 untuk terus mengembangkan sistem yang mumpuni tadi di atas. Namun mungkin perlu dipikirkan pendekatan-pendekatan dalam mengembangkan sistem yang komprehensif sekaligus agil terhadap perubahan besar, risiko tinggi dan bergejolak sekali pun.

Berikut adalah beberapa hal yang bisa dijadikan manifesto baru dalam membangun sebuah sistem penilaian kinerja  menurut David Axson :

1. Mengganti basis kalender proses manajemen (strategi 5 tahunan, anggaran tahunan, forecast empat bulanan, laporan bulanan) dengan basis waktu yang sedekat mungkin dengan event (aktivitas) yang sedang terjadi di lapangan atau pasar. Contoh dari penerapan ini adalah pendekatan real time processes dan event-driven based
2. Menekankan pada faktor risiko secara eksplisit pada semua level manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Keyakinan konsumen dan investor memiliki peranan krusial dalam menerapkan faktor risiko dalam mengambil keputusan.Memahami potensi ancaman terhadap reputasi organisasi dan mengembangkan strategi pencegahan dan mitigasi terhadapnya menjadi peranan dan tanggung jawab manajemen.
3. Menerapkan teknik perencanaan berbasis skenario (scenario and contigency planning techniques) yang memungkinkan manajer untuk ambil keputusan cepat dalam menghadapi kondisi yang tidak pasti dan volatilitasnya tinggi.
4. Menyiapkan struktur pembiayaan proses organisasi yang lebih fleksibel (flexible costing) dibandingkan berfokus semata-mata pada upaya memotong pembiayaan (cost reduction) yang memungkinkan biaya-biaya untuk lebih bersinkronisasi dengan aliran pendapatan yang semakin bervolatilitas.
5. Hindari pendekatan yang menyamakan detil terhadap forecasting berbagai pos-pos keuangan yang memiliki tingkat prediktibiltas yang berbeda. Misal: forecasting untuk penjualan yang lebih sulit di prediksi dibanding biaya administrasi, jangan menggunakan pendekatan yang sama.
6. Kembang sistem kompensasi yang berimbang untuk kinerja jangka pendek dengan kinerja jangka panjang dengan mengacu pada pencapaian hasil yang kompetitif dibanding pencapaian statis atau berdasarkan anggaran semata.
7. Bangun sistem pelaporan kinerja yang memmampukan manajemen untuk memonitor sedekat mungkin  dengan trend bisnis kunci yang ada. Tujuannya adalah manajemen dapat mendeteksi sedini mungkin perubahan trend yang terjadi.
8. Bangun dan kembangkan sistem anggaran yang bukan semata-mata hanya mengikuti beberapa skenario yang telah dikembangkan sejak awal, tapi juga fleksibel dapat berubah ketika menghadapi perubahan mendadak atau volatile yang terjadi di lapangan.
9. Mendesain berbagai laporan anggaran atau keuangan yang dapat berperan sekaligus menjadi laporan review Forecast dan outlook.
10. Terakhir dan terpenting libatkan selalu faktor ketidakpastian (uncertainty), kenali dan deteksi sedini mungkin berbagai hal yang mengandung ketidakpastian dan siapkan berbagai antisipasi terhadapnya sebisa mungkin.

Demikianlah beberapa manifesto terkait dengan tidakpastinya dan bergejolaknya keadaan untuk membangun, mendesain dan mengembangkan sistem penilaian kinerja bisnis.